TẠO PDF CHUYÊN NGHIỆP TỪ OFFICE VỚI

PDF CREATOR PLUS 4.0

PDF là một định dạng rất quen thuộc đối với nhiều người, đặc biệt là đối với những ai thường xuyên tải tài liệu từ mạng Internet về. Nó là một định dạng tương tự như Word, tuy nhiên việc chỉnh sửa nội dung rất khó khăn và phức tạp đòi hỏi phải có những kiến thức chuyên nghiệp mới làm được, chắc có lẻ đây là đặc tính mà khiến cho những ai muốn post tài liệu lên mạng đều phải chuyển sang PDF (để cho người khác không thể chỉnh sửa). Câu hỏi đặt ra nếu bạn có một tài liệu dạng Word để chuyển sang PDF thì phải làm như thế nào? Hiện nay có rất nhiều phần mềm làm được điều này, tuy nhiên việc chuyển đổi không đạt hiệu quả cao như làm mất hình ảnh, biến dạng các công thức toán học, mất chữ,...sau khi chuyển đổi. Nhưng có một phần mềm chuyển đổi rất hiệu quả hoàn toàn không có các lỗi trên, đó là PDF Creator Plus 4.0 .

            PDF Creator Plus 4.0 (PCP) là một sản phẩm của PEERNET, download tại http://www.peernet.com. Với PCP không những giúp bạn chuyển đổi từ Word sang PDF mà còn giúp chuyển đổi PowerPoint, Access, Excel, ... sang PDF. Bây giờ chúng ta bắt đầu tìm hiểu về chương trình.

          *Cài đặt:

điền thông tin tên (Full name); tổ chức (ogranization)> nhấn Next > Next> Next> Next> Finish. Lưu ý trong quá trình cài đặt bạn nên đóng các cửa sổ Office lại để chương trình tích hợp vào bộ Office.

            *Sử dụng:

            +Chuyển đổi Word sang PDF: Bạn hãy mở Word ra bây giờ thì các button của chương trình đã được tích hợp vào. Sau đó mở file cần chuyển đổi (file Word này phải hoàn chỉnh để sau khi chuyển thì không sửa được); nhấn nút Save As PDF    trên giao diện Word , cửa sổ PDF Bookmark Creation Settings hiện ra bạn chọn các mức độ (1-9) hoặc không chọn (0), bấm OK để chương trình bắt đầu làm việc (nhanh hay chậm là tùy thuộc vào số trang tài liệu của bạn). Sau đó, mở giao diện PCP sẽ thấy nội dung đã được chuyển qua chương trình, bạn xem kỹ lại lần nữa nếu cần chỉnh sửa thì dùng các công cụ của chương trình để chỉnh sửa như view; page; layout; annotation (rất hay)

Sau khi hoàn tất hãy nhấn Create PDF, tiến hành đặt tên và thiết lập một số vấn đề ở bên dưới giao diện (nếu cần) và đợi trong giây lát bạn sẽ có một file PDF một cách chuyên nghiệp có thể chia sẽ với bạn bè mà không sợ họ chỉnh sửa tài liệu của mình.

            +Chuyển đổi PowerPoint  sang PDF:

            Đối với PowerPoint thì chương trình không tích hợp vào các nút nhấn như của Word mà tích hợp vào lệnh in (Print) của chương trình. Để chuyển tài liệu từ PowerPoint sang PCP, từ PowerPoint chọn File>Print> chọn loại máy in là PDF Creator Plus >OK. Sau đó, mở PCP ta chỉ việc thực hiện giống như chuyển đổi Word sang PDF.

            Các chương trình khác như Excel, Access,...cũng thực hiện một cách tương tự. Một điều đặc biệt là sau khi chuyển đổi thì dung lượng giảm đáng kể (giảm khoảng 60%) rất tiện lợi cho việc lưu trữ; cũng như upload và download

            Ngoài ra, PCP còn rất nhiều tính năng thú vị khác như tạo ra định dạng ảnh (Create JPEG, Create TIFF) ; một số định dạng khác (File>Create Other File...), gom nhiều tài liệu vào một file PDF, ...bạn có thể tự mình khám phá chúng.

BÙI THANH LIÊM

                                                                                    Email: thanhliem24@gmail.com

(Bui Thanh Liem, 15.03.2009)